Mencari cara legalisir ijazah secara online untuk keperluan kerja dan kuliah tidak selalu berarti seluruh proses dilakukan melalui satu situs nasional. Mekanismenya bergantung pada jenjang pendidikan, instansi penerbit ijazah, serta aturan lembaga yang meminta dokumen tersebut.
Hal penting yang perlu dipahami adalah perbedaan antara legalisir atau pengesahan salinan ijazah dengan verifikasi keaslian ijazah secara elektronik.
Untuk ijazah perguruan tinggi, misalnya, sistem verifikasi elektronik dapat digunakan sebagai sarana pembuktian keabsahan, sedangkan untuk ijazah sekolah dasar dan menengah, prosedurnya mengikuti ketentuan satuan pendidikan serta instansi yang berwenang.
Apa Itu Legalisir Ijazah dan Kapan Dibutuhkan untuk Kerja atau Kuliah?
Legalisir ijazah adalah proses pengesahan salinan ijazah oleh pihak yang memiliki kewenangan. Tujuannya untuk memastikan bahwa fotokopi atau salinan yang digunakan seseorang sesuai dengan dokumen ijazah yang sah.
Dalam praktiknya, istilah legalisir masih sering digunakan untuk berbagai kebutuhan administrasi, seperti melamar pekerjaan, mendaftar kuliah, mengikuti seleksi instansi, mengurus beasiswa, atau memenuhi persyaratan administrasi tertentu.
Namun, kebutuhan legalisir tidak selalu sama pada setiap instansi. Ada perusahaan atau perguruan tinggi yang cukup menerima hasil verifikasi elektronik, sementara pihak lain masih meminta salinan ijazah yang telah disahkan.
Legalisir berbeda dengan verifikasi ijazah
Perbedaan ini penting agar tidak salah memilih layanan. Legalisir berfokus pada pengesahan salinan dokumen, sedangkan verifikasi elektronik bertujuan memeriksa keabsahan data ijazah melalui sistem digital.
Untuk pendidikan tinggi, regulasi menyebutkan bahwa ijazah dapat diverifikasi melalui sistem verifikasi ijazah secara elektronik dan hasil verifikasi tersebut berlaku sebagai pengesahan.
Artinya, ketika sebuah kampus atau perusahaan hanya meminta bukti keaslian ijazah, hasil verifikasi elektronik bisa menjadi pilihan yang lebih praktis jika memang diterima oleh pihak peminta.
Kapan ijazah perlu dilegalisir?
Beberapa kondisi yang umum antara lain:
- Melamar pekerjaan yang mensyaratkan fotokopi ijazah terlegalisir.
- Mendaftar kuliah atau program pendidikan tertentu.
- Mengikuti seleksi administrasi yang secara khusus meminta legalisir.
- Mengurus dokumen untuk kebutuhan instansi pemerintah.
- Mengajukan keperluan pendidikan atau administrasi yang meminta salinan tersahkan.
Sebelum mengurus legalisir, periksa terlebih dahulu persyaratan dari perusahaan, kampus, atau instansi tujuan. Langkah sederhana ini dapat mencegah Anda mengurus dokumen yang ternyata tidak diwajibkan.
Syarat dan Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk Legalisir Ijazah
Persyaratan legalisir tidak sepenuhnya seragam karena setiap sekolah, kampus, dinas pendidikan, atau lembaga penerbit dapat memiliki prosedur pelayanan sendiri. Karena itu, dokumen yang diperlukan sebaiknya disiapkan dalam bentuk fisik dan digital.
Untuk pengajuan online, siapkan hasil pemindaian ijazah yang jelas. Pastikan seluruh bagian dokumen terlihat, termasuk nama, nomor ijazah, tanggal kelulusan, tanda tangan, dan elemen pengaman yang tercantum.
Dokumen yang umumnya diperlukan
| Dokumen | Fungsi |
|---|---|
| Ijazah asli | Dasar pemeriksaan keaslian dokumen |
| Scan/foto ijazah | Bahan pengajuan layanan online |
| Fotokopi ijazah | Salinan yang akan disahkan jika diminta |
| KTP atau identitas | Mencocokkan identitas pemohon |
| Transkrip nilai | Biasanya diperlukan untuk lulusan perguruan tinggi |
| Surat kuasa | Diperlukan jika pengurusan diwakilkan |
| Formulir permohonan | Data administrasi pengajuan |
Tidak semua dokumen tersebut wajib pada setiap layanan. Sebagai contoh, beberapa perguruan tinggi meminta ijazah dan transkrip asli untuk diperlihatkan saat proses legalisir, sedangkan persyaratan jumlah salinan dan identitas dapat berbeda.
Pastikan file digital tidak bermasalah
Sebelum mengunggah dokumen, periksa kualitas scan. Jangan menggunakan foto yang buram, terpotong, terkena pantulan cahaya, atau memiliki tulisan yang sulit dibaca.
Jika layanan meminta format PDF, gabungkan dokumen sesuai urutan yang diminta. Hindari mengedit isi ijazah menggunakan aplikasi pengolah gambar karena perubahan pada dokumen akademik dapat menimbulkan masalah saat verifikasi.
Cara Legalisir Ijazah Secara Online untuk Keperluan Kerja dan Kuliah
Tidak ada satu prosedur online yang berlaku untuk seluruh ijazah di Indonesia. Jalur yang paling tepat adalah mencari layanan resmi dari sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah, kemudian mengikuti mekanisme pengajuan yang mereka sediakan, secara umum, prosesnya dapat dilakukan melalui beberapa tahapan berikut.
1. Tentukan pihak yang berwenang mengesahkan
Pertama, lihat jenjang ijazah yang akan digunakan. Untuk ijazah sekolah, layanan biasanya berkaitan dengan satuan pendidikan atau dinas pendidikan sesuai kondisi dan kewenangannya.
Untuk ijazah perguruan tinggi, hubungi bagian akademik, administrasi fakultas, program studi, atau unit layanan alumni kampus. Jangan langsung menggunakan jasa pihak ketiga sebelum mengetahui apakah kampus menyediakan layanan digital.
2. Cari layanan resmi institusi penerbit
Masuk ke situs resmi sekolah, perguruan tinggi, atau dinas terkait. Cari menu seperti Layanan Alumni, Akademik, Legalisir, Pengesahan Ijazah, Administrasi Dokumen, atau layanan serupa.
Tujuannya bukan sekadar menemukan formulir, tetapi memastikan Anda mengirim data kepada pengelola resmi. Kemendikdasmen sendiri mengingatkan masyarakat agar berhati-hati terhadap informasi yang mengatasnamakan kementerian melalui saluran tidak resmi.
3. Isi formulir pengajuan
Jika tersedia layanan legalisir online, masukkan data sesuai ijazah. Biasanya informasi yang diperlukan mencakup nama lengkap, nomor ijazah, tahun lulus, program studi atau sekolah, serta informasi kontak.
Jangan menggunakan nama atau nomor dokumen yang berbeda dari ijazah. Ketidaksesuaian data dapat membuat permohonan tertunda karena petugas perlu melakukan pemeriksaan ulang.
4. Unggah scan ijazah
Unggah scan sesuai format dan ukuran yang ditentukan sistem. Pastikan dokumen terbaca dengan baik dan tidak ada bagian penting yang tertutup.
Pada beberapa layanan verifikasi ijazah, pengguna memang diminta mengisi data berdasarkan ijazah dan mengunggah hasil pemindaian dokumen asli untuk diproses dalam sistem.
5. Tunggu pemeriksaan petugas
Setelah dikirim, permohonan biasanya masuk ke tahap pemeriksaan data. Lama proses bergantung pada kebijakan masing-masing lembaga.
Jangan mengirim permohonan berkali-kali hanya karena belum mendapatkan respons. Simpan nomor tiket, bukti pengajuan, atau email konfirmasi agar status dapat ditelusuri.
6. Ikuti mekanisme pengambilan atau penerimaan dokumen
Ada layanan yang menghasilkan dokumen digital, tetapi ada pula yang hanya menerima pengajuan secara online lalu meminta pemohon mengambil hasil legalisir secara langsung.
Contohnya, salah satu layanan legalisir ijazah pendidikan kesetaraan pemerintah daerah memungkinkan pengajuan dan pemeriksaan awal dilakukan online, tetapi pemohon tetap diminta membawa ijazah asli ketika mengambil hasil legalisir.
Jadi, legalisir online tidak selalu berarti hasilnya dikirim sebagai PDF. Pastikan memahami bentuk output sebelum menganggap proses sudah selesai.
Cara Mengajukan Legalisir Ijazah melalui Layanan Sekolah atau Instansi Terkait
Jika sekolah atau kampus tidak menyediakan portal legalisir khusus, jangan langsung menganggap dokumen tidak dapat dilegalisir. Hubungi bagian administrasi atau tata usaha dan tanyakan apakah pengajuan dapat dilakukan melalui email, formulir digital, WhatsApp resmi, atau layanan alumni.
Untuk ijazah sekolah
Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, prosedur perlu mengikuti ketentuan terbaru yang berlaku. Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah, termasuk penatausahaan, pembaruan, serta fotokopi ijazah. Peraturan tersebut berlaku sejak 9 Oktober 2024.
Jika sekolah masih beroperasi, langkah pertama adalah menghubungi sekolah penerbit. Siapkan ijazah asli, salinan, identitas, dan dokumen lain yang diminta.
Jika sekolah memiliki layanan digital, ikuti formulir dan mekanisme unggah yang tersedia. Jika tidak, tanyakan apakah dokumen perlu dikirim secara fisik atau prosesnya dapat dibantu oleh dinas pendidikan.
Untuk ijazah perguruan tinggi
Lulusan perguruan tinggi sebaiknya menghubungi bagian akademik atau layanan alumni. Beberapa kampus telah menyediakan SOP legalisir sendiri, termasuk pemeriksaan dokumen, pembubuhan pengesahan, dan pengambilan hasil.
Khusus untuk ijazah pendidikan tinggi, verifikasi elektronik juga menjadi bagian penting. Regulasi menyatakan bahwa verifikasi ijazah secara elektronik berlaku sebagai pengesahan, sehingga pengguna perlu memastikan terlebih dahulu apakah instansi tujuan menerima metode tersebut.
Jangan lupa tanyakan format yang diterima
Jika dokumen digunakan untuk melamar pekerjaan, tanyakan kepada HR apakah mereka membutuhkan:
- Fotokopi ijazah terlegalisir.
- Scan ijazah biasa.
- Verifikasi ijazah elektronik.
- Dokumen dengan tanda tangan elektronik.
- Ijazah dan transkrip nilai.
- Dokumen yang diterjemahkan ke bahasa tertentu.
Informasi ini menentukan jalur pengurusan yang paling efisien.
Cara Mengecek Keaslian dan Kesesuaian Data Ijazah Secara Online
Verifikasi online dapat membantu memastikan data pendidikan sesuai dengan catatan resmi. Namun, mekanisme pengecekan berbeda antara ijazah sekolah dan ijazah perguruan tinggi.
Untuk pendidikan tinggi, sistem SIVIL dikembangkan untuk memverifikasi ijazah secara elektronik. Sistem tersebut berkaitan dengan Nomor Ijazah Nasional dan data pendidikan tinggi.
Periksa data utama ijazah
Sebelum menyerahkan dokumen, cocokkan informasi berikut:
- Nama lengkap.
- Nomor ijazah.
- Nama sekolah atau perguruan tinggi.
- Program studi jika ada.
- Tahun atau tanggal kelulusan.
- NISN untuk jenjang sekolah jika tercantum.
- Data identitas lain yang terdapat pada dokumen.
Jika terdapat perbedaan satu karakter sekalipun, jangan langsung melakukan perubahan sendiri. Hubungi institusi penerbit untuk mengetahui prosedur koreksinya.
Untuk ijazah sekolah, pemerintah juga terus melakukan validasi data pendidikan sebagai bagian dari penyiapan data ijazah elektronik. Dalam pemberitahuan resmi 2025, satuan pendidikan diminta memastikan validitas data peserta didik dan melakukan pembaruan apabila ditemukan data yang belum sesuai.
Jika hasil verifikasi tidak muncul
Tidak munculnya data secara online tidak otomatis berarti ijazah palsu. Bisa saja data belum diperbarui, terdapat kesalahan penulisan, sistem belum memuat data lama, atau terdapat perbedaan mekanisme berdasarkan tahun penerbitan.
Solusi yang paling aman adalah menghubungi institusi penerbit ijazah. Berikan salinan data yang diperlukan agar petugas dapat melakukan pengecekan pada sumber administrasi mereka.
Solusi Jika Sekolah Sudah Tutup atau Data Ijazah Tidak Ditemukan
Sekolah yang sudah tidak beroperasi memang membuat proses legalisir lebih rumit, tetapi bukan berarti dokumen otomatis tidak dapat diproses. Jalur penyelesaiannya bergantung pada jenis ijazah dan kewenangan instansi yang mengambil alih arsip.
Untuk pendidikan dasar dan menengah, ketentuan terbaru memberikan mekanisme ketika satuan pendidikan sudah ditutup. Dalam kondisi tertentu, penerbitan perbaikan atau penerbitan ulang ijazah dapat dilakukan oleh dinas atau kementerian sesuai kewenangannya.
Langkah yang sebaiknya dilakukan
Mulailah dengan mengumpulkan dokumen sebanyak mungkin, seperti:
- Ijazah asli jika masih ada.
- Fotokopi ijazah.
- SKHUN atau dokumen hasil belajar lama jika tersedia.
- NISN.
- Kartu keluarga atau identitas.
- Surat keterangan dari sekolah jika pernah memilikinya.
- Bukti lain yang dapat membantu pencarian arsip.
Setelah itu, hubungi Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota atau Provinsi sesuai jenjang dan kewenangan. Jelaskan bahwa sekolah penerbit sudah tutup dan Anda membutuhkan pengesahan atau penelusuran data ijazah.
Jika data tidak ditemukan, minta petugas menjelaskan apakah masalahnya berasal dari arsip fisik, data digital, kesalahan identitas, atau belum tersinkronisasi. Penyebab tersebut menentukan langkah berikutnya.
Jangan mengubah data ijazah sendiri
Kesalahan nama, tanggal lahir, atau nomor ijazah sebaiknya diselesaikan melalui prosedur resmi. Jangan mengedit scan ijazah kemudian mencetaknya kembali karena hasil tersebut bukan pengganti dokumen resmi, peraturan tentang ijazah juga mengatur mekanisme perbaikan, penerbitan ulang, dan pencetakan ulang dalam kondisi tertentu.
Pertanyaan Umum Seputar Cara Legalisir Ijazah Secara Online
Apakah legalisir ijazah bisa dilakukan sepenuhnya secara online?
Bisa pada institusi yang memang menyediakan layanan digital, tetapi tidak semua lembaga menerapkan mekanisme yang sama. Sebagian hanya menerima pendaftaran online, sedangkan pengambilan hasil atau pemeriksaan ijazah asli tetap dilakukan secara langsung.
Apakah ijazah perguruan tinggi masih harus dilegalisir?
Belum tentu. Verifikasi ijazah secara elektronik dapat berlaku sebagai pengesahan berdasarkan ketentuan pendidikan tinggi, tetapi keputusan akhirnya tetap perlu disesuaikan dengan persyaratan kampus, perusahaan, atau instansi yang meminta dokumen.
Bagaimana jika ijazah tidak ditemukan saat dicek secara online?
Jangan langsung menyimpulkan bahwa ijazah bermasalah. Hubungi sekolah atau perguruan tinggi penerbit dan minta dilakukan pengecekan data, terutama jika ijazah diterbitkan sudah cukup lama.
Apakah legalisir ijazah harus menggunakan stempel basah?
Tidak selalu. Bentuk pengesahan bergantung pada sistem yang digunakan lembaga penerbit dan persyaratan instansi tujuan. Karena itu, pastikan terlebih dahulu format dokumen yang diterima.
Apakah fotokopi ijazah bisa dikirim melalui WhatsApp untuk legalisir?
Hal tersebut hanya boleh dilakukan jika nomor WhatsApp tersebut merupakan kanal resmi yang memang digunakan oleh sekolah, kampus, atau instansi terkait. Jangan mengirim dokumen identitas ke nomor pribadi yang sumbernya tidak jelas.
Berapa lama proses legalisir ijazah online?
Tidak ada satu waktu penyelesaian yang berlaku secara nasional. Durasi bergantung pada institusi, metode pemeriksaan, jumlah permohonan, serta apakah dokumen harus diverifikasi secara manual.
Bagaimana jika sekolah sudah tutup?
Hubungi dinas pendidikan sesuai kewenangannya dan jelaskan kondisi sekolah penerbit. Siapkan ijazah asli serta dokumen pendukung karena petugas mungkin perlu menelusuri arsip lama.
Kesimpulan
Cara legalisir ijazah secara online pada dasarnya dimulai dengan menentukan pihak yang berwenang, menyiapkan dokumen asli dan hasil scan, lalu mengikuti layanan resmi dari sekolah, perguruan tinggi, atau instansi terkait.
Hal yang tidak kalah penting adalah membedakan legalisir salinan dengan verifikasi ijazah elektronik. Untuk ijazah perguruan tinggi, verifikasi elektronik memiliki dasar sebagai bentuk pengesahan, sedangkan kebutuhan administrasi tetap mengikuti ketentuan lembaga yang meminta dokumen.
Jika data ijazah tidak ditemukan atau sekolah sudah tutup, jangan mencoba memperbaiki dokumen sendiri. Gunakan jalur sekolah, perguruan tinggi, dinas pendidikan, atau kementerian sesuai kewenangan agar dokumen yang digunakan untuk kerja maupun kuliah tetap dapat dipertanggungjawabkan.
